Tools fürs Homeoffice

Übersicht über nützliche Tools, falls Betriebe Mitarbeiters ins Homeoffice schicken wollen oder müssen.

Falls gewerbliches Personal wegen Corona nicht beschäftigt werden kann, bleibt – neben Urlaub nehmen, Überstunden abbummeln und Arbeitszeitkonten herunterfahren – nur die Möglichkeit, Kurzarbeitergeld zu beantragen.

Büromitarbeiter, möglicherweise auch Kalkulatoren oder Bauleiter, können aber auch im Homeoffice arbeiten. Manche Mitarbeiter müssen aktuell sogar zu Hause bleiben, weil Kinder zu betreuen sind, die nicht in die KITA oder Schule gehen können.

Um die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern zu erleichtern und in Kontakt zu bleiben, gibt es zahlreiche digitale Tools: zum Telefonieren mit Bild, für Videokonferenzen, Webinare oder um gemeinsam Dokumente zu bearbeiten.

Viele dieser Tools sind in der Grundversion kostenlos. Der Preis allein sollte aber nicht entscheiden. Denn gerade kostenlose Tools sind oft störanfälliger gegen Überlastung, schlimmstenfalls bergen sie auch Sicherheitsprobleme.

Nachfolgend eine Übersicht zur Orientierung und Entscheidungshilfe:

Chat-Tools

Chat Tools und Messenger-Dienste vereinfachen die Zusammenarbeit mit den Kollegen und ersetzen in diesem Bereich eMails. Für jedes Thema oder Projekt gibt es einen "Chat", einen Gesprächsraum. Alle, die Zugang zum Chat haben, sind jederzeit über alles, was besprochen wird, auf dem Laufenden.

  • Mit "Slack" kommunizieren die Mitarbeiter in offenen oder geschlossenen Chats miteinander. Nachrichten und Dateien werden archiviert und sind per Suchfunktion zu finden. Es gibt Audio- und Videokonferenz-Funktionen (bis 15 Teilnehmer). In der Basisversion ist das Tool gratis, mit zusätzlichen Funktionen kostet es bis zu 12 Euro mtl. pro Nutzer. https://slack.com/
  • "Microsoft Teams" gehört zu Microsofts Cloud-Dienst Office 365, wird daher in vielen Unternehmen genutzt. Aktuell wird – wegen der hohen Nutzerzahlen in der Coronakrise – von Problemen berichtet, weil das Programm überlastet sei. Das Tool ist in der Grundversion kostenlos. https://products.office.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

Tools für Gespräche und Meetings

Präsenzkonferenzen mit Kunden und Mitarbeitern können momentan nicht stattfinden. Stattdessen kann man sich aber vor dem Bildschirm treffen. Das ist immer noch persönlicher als ein Telefonat. Über manche Tools kann man nur "telefonieren" und sich dabei am Bildschirm sehen (Video-Chats), mit anderen Tools kann man auch gemeinsam Dokumente ansehen (wie im Webinar) oder diese sogar zusammen bearbeiten:

  • "Zoom Besprechungen" bietet hochauflösende Videokonferenzen, auch auf dem Smartphone. Außerdem können Bildschirme geteilt und an gemeinsamen Whiteboards gearbeitet werden. In der kostenfreien Grundversion sind Gruppenkonferenzen von max. 40 Min. enthalten. Die Voll-Version kostet 18,99 Euro mtl. pro Team. https://zoom.us/de-de/meetings.html
  • "LifeSize" wird im ZDB für Videokonferenzen verwendet. Es eignet sich für Meetings jeder Größe und ist einfach zu bedienen. https://www.lifesize.com/de
  • "Skype" ist ein kostenloses Programm von Microsoft mit Chatfunktion. Mit Skype sind auch Videokonferenzen und IP-Telefonie möglich (max. 50 Teilnehmer). Skype ist weit verbreitet, aktuell wird aber über Ton- und Bildstörungen berichtet. https://www.skype.com/de/business/collaborate/
  • Für den regelmäßigen Einsatz eignet sich das kostenpflichtige "Skype for business", das verglichen mit anderen Anbietern vor allem durch den günstigen Preis hervorsticht. Nur der Organisator der Webkonferenz benötigt einen kostenpflichtigen Zugang, alle anderen Teilnehmer lediglich Telefon bzw. Internet. https://www.skype.com/de/business/ Im Gegensatz zur kostenlosen Version ist Skype for business werbefrei. Es hat eine Chat-Funktion (praktisch, wenn Schwierigkeiten beim Verbindungsaufbau auftreten). Dokumente oder Vorträge können gemeinsam betrachtet und vom Organisator bearbeitet werden.
  • Breite Anwendung findet "GoToMeeting" von Citrix. Mit 31 Euro mtl. ist es verglichen mit Skype teuer (GoToMeeting PRO, Testversion kostenlos). Es handelt sich um eine Cloudlösung (SaaS, minimaler Verwaltungsaufwand, keine Vertragsbindung), anwenderfreundlich, bis 25 Meeting-Teilnehmer und enthält auch eine Meeting-Aufzeichnungsfunktion. https://www.gotomeeting.com/de-de?internal=true&origref
  • "WebEX Meetings" von Cisco: für große Sitzungszimmer, höherer Lernaufwand und relativ teuer. https://www.webex.com/de/video-conferencing.html
  • Auch die Telekom bietet Webkonferenzen an: https://konferenzen.telekom.de/produkte-und-preise/webkonferenzen/?mlid=1137.14.1018236.77f34dc0b944185f24665261bef554ba...0.1476265863.1.1478857863
  • Mit dem "TeamViewer" lässt sich jeder PC aus der Ferne warten. Er eignet sich aber auch für Audio- oder Videokonferenzen. https://www.teamviewer.com/de/

Zahlungsmodalitäten für diese Tools

  • pro Sitzung/ pro Minute / pro Teilnehmer (SaaS)
  • Flatrate (SaaS)
  • Kauf der Software

Auswahl eines passenden Tools

https://webconferencing-test.com/de/rankings/kostenpflichtige-loesungen ist ein übersichtliches Vergleichsportal, nach eigenen Aussagen „unabhängig“, betrieben von der Marketing-Agentur publicare. Es gibt Testberichte, eine Funktionsübersicht, ein Tool-Vergleich ist möglich. Dieses Portal hat auch den unten stehenden Leitfaden zur Auswahl von Webkonferenztools verfasst (siehe Anhang).

Tools, um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten

Um gemeinsam an einem Dokument arbeiten zu können, ohne es per Mail hin- und herzuschicken, sollte am besten "die Cloud" genutzt werden. Sie ist besser als ihr Ruf:

  • Mit "Google Drive" können Mitarbeiter Dokumente, Präsentationen oder Tabellenkalkulationen gleichzeitig bearbeiten, ohne dass Inhalte überschrieben werden – und das in Echtzeit. Die Nutzung der Cloud ist bis 15 GB Speicherplatz kostenlos. "Google Suite" als Businesslösung mit einem vielfältigen Angebot zur Kollaboration kostet mind. 5 Euro mtl. https://www.google.com/intl/de_ALL/drive/ https://gsuite.google.com/
  • Microsoft "One Drive" bietet ähnliche Funktionen wie Google Drive. Die Business-Version kostet zwischen 4,20 und 10,50 Euro mtl. pro Nutzer. https://onedrive.live.com/about/de-de/
  • Skype for Business (siehe oben)

Tool fürs Projektmanagement

"Trello" von Asana ermöglicht virtuelles Projektmanagement: Mitarbeiter haben ihre Zuständigkeiten, Aufgaben und Fristen im Blick. https://asana.com/de/compare/asana-vs-trello?gclid=CjwKCAjwvOHzBRBoEiwA48i6Agv5DpZJM08HXJbFhG9X8DUSG__1gESvEvMWfrsXiMyak3CKiRA0LRoC-lMQAvD_BwE

Tool zur Terminabstimmung mit vielen Teilnehmern

Die meisten werden "Doodle" bereits kennen: Derjenige, der einen Termin mit den anderen finden und festlegen will, macht Terminvorschläge. Alle anderen erhalten den Link zur Übersicht über die möglichen Termine per Mail und kreuzen an, wann sie Zeit haben. Die Grundversion ist kostenlos. https://doodle.com/de

Fördermittel zur Einrichtung von Homeoffice

Die Beratung zur Einrichtung von Homeoffice, aber auch die Konfiguration von Hard- und Software kann durch das BMWi-Förderprogramm "go -digital" finanziell unterstützt werden. Weitere Informationen unter https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Artikel/Digitale-Welt/foerderprogramm-go-digital.html

Leitfaden zur Auswahl passender WebkonferenztoolsLeitfaden-zur-Auswahl-passender-Webkonferenztools.pdf(84 Downloads)