Corona: Erste Maßnahmen zur Sicherung des Betriebs

Unternehmer sollten die zu erwartenden Folgen der Coronakrise für ihren Betrieb abschätzen und einen Notfallplan aufstellen.

Die rasche Ausbreitung des Coronavirus hat viele Unternehmen kalt erwischt. Eben noch Hochkonjunktur, plötzlich alle Mitarbeiter in Quarantäne, fehlende Materiallieferungen oder ausbleibende Zahlungen des Bauherrn. Manche sind bereits hart betroffen, andere spüren noch keine Auswirkungen.

Umso besser. Im Grunde gilt nämlich, was bislang in jeder Krise galt: Unternehmer sollten nicht zulassen, dass das Tagesgeschehen sie vor sich hertreibt, sondern sich in einer ruhigen Minute hinsetzen und Maßnahmen planen, um vorbereitet zu sein, bevor sie von den Fakten überrollt werden. Sie sollten daran arbeiten, dem Tagesgeschehen voraus zu sein und ein Grobkonzept aufsetzen, was in den nächsten Wochen und Monaten geschehen kann und wie sie darauf reagieren können.

Kurzfristig geht es darum, den Betrieb am Laufen zu halten und das wirtschaftliche Überleben zu sichern. Aber auch die mittelfristige Entwicklung nach Abklingen der Krise sollte vorbereitet werden.

Folgende Bereiche sind zu betrachten:

  1. Liquidität

  2. Kunde

  3. Lieferanten

  4. Personal

  5. IT-Sicherheit

  6. Versicherungen

1. Liquidität: Dazu gehört der sparsame Umgang mit vorhandenen Finanzmitteln, aber auch die Möglichkeit, notfalls Betriebsmittelkredite zu beantragen. Beides setzt eine ehrliche Liquiditätsplanung voraus, die auf den erwarteten Einnahmen und Ausgaben in den nächsten Wochen und Monaten aufsetzt. Dabei sollten aber Puffer eingebaut werden für verspätete oder ausbleibende Zahlungen!

Zum internen Liquiditätsmanagement gehört unter anderem die Beschleunigung des Zahlungseingangs (Bauherren ansprechen), das Überprüfen des Zahlungsverkehrs, ob die Zahlungen wirklich notwendig sind, Zahlungen ggf. nach Rücksprache mit dem Gläubiger verschieben bzw. über längere Zahlungsziele verhandeln, das Beantragen von Steuerstundungen bzw. das Herabsetzen von Vorauszahlungen, das Streichen von nicht zwingend notwendigen Ausgaben, der Abbau der Lagerbestände usw. – also alle Maßnahmen, die das Geld zusammenhalten. Sinnvollerweise sollten auch Privatentnahmen/Ausschüttungen kritisch geprüft werden.

Außerdem sollte die Bonität der Kunden anhand von Bonitätsauskünften regelmäßig überwacht werden (Creditreform, Bürgel, Atradius, Euler Hermes, Coface). Das wird künftig noch wichtiger.

Sicherheitseinbehalte von Bauherren sollten durch Bürgschaften abgelöst werden.

Beantragen von Betriebsmittelkrediten: über die Hausbank, über die Landesförderinstitute, über das Finanzierungsportal der Bürgschaftsbanken, über weitere künftig zur Verfügung stehende „Corona-Fonds“ o.ä. oder über Kreditplattformen.

In diesem Zusammenhang sollten auch bestehende Finanzierungen geprüft werden, ob die Tilgung gestreckt werden kann (ggf. Umfinanzierung) oder die Bank Sicherheiten zurückgeben kann, weil Kredite schon zur Hälfte getilgt sind.

  1. Kunde: Nicht warten, bis sich der Kunde über den schleppenden Fortgang auf der Baustelle beschwert, sondern Kunden aktiv ansprechen und Lösungen suchen, Termine nach hinten schieben. Unbedingt vermeiden, dass Vertragserfüllungsbürgschaften gezogen werden.

Auf pünktliche Zahlung dringen. Die öffentliche Hand hat zugesichert, dass sie Betriebe nicht voreilig in Verzug setzen oder Fristen setzen wird und dass Zahlungen pünktlich geleistet werden. Termine nachverhandeln, im Gespräch bleiben – auch digital (Webkonferenzen, Kommunikationsplattformen etc.)

  1. Lieferanten: Konditionen und Termine, wenn möglich auch Zahlungsfristen nachverhandeln, Vorgehen mit dem Einkäufer absprechen.

Wenn Lieferungen ausbleiben, nach Alternativen suchen, die in den nächsten Monaten pünktlichere Lieferungen gewährleisten können (auch wenn teurer – ggf. mit dem Bauherrn absprechen). Wer mehrere Lieferanten hat, ist weniger krisenanfällig.

  1. Personal: Schutzmaßnahmen für Mitarbeiter im Betrieb veranlassen, Mitarbeiter regelmäßig über aktuelle Schutzmaßnahmen informieren.

Wenn Aufträge wegbrechen: Arbeitszeit reduzieren und KUG beantragen, Mitarbeiter fragen, ob sie Urlaub nehmen können, Überstunden oder Arbeitszeitkonten abbauen.

Wenn Personal fehlt (krank, Quarantäne, betreut Kinder, Betriebsschließung, allg. Ausgangssperre): mit dem Kunden das weitere Vorgehen besprechen. Vertretungsmöglichkeiten ausloten. In dringenden Fällen mit den verbliebenen Mitarbeitern die Möglichkeit von Überstunden besprechen.

Homeoffice: digital vorbereiten, auf ausreichende Kapazitäten und IT-Sicherheit achten (VPN). Klare Regeln formulieren. Falls eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitern im Büro zwingend erforderlich ist, so könnten sich Mitarbeiter oder kleine Mitarbeiterteams wöchentlich im Büro abwechseln.

Was die Ausstattung des Arbeitsplatzes angeht, so gilt das vorübergehende Arbeiten von zu Hause als "mobiles Arbeiten" (wie auf einer Dienstreise). Die relativ strengen Anforderungen der Arbeitsstättenverordnung an die Telearbeit sind also nicht zwingend einzuhalten.

Möglichkeit von Videokonferenzen schaffen (z.B. GoToMeeting, LifeSize, Skype for Business).

  1. IT-Sicherheit: Das Funktionieren der IT-Systeme ist jetzt von zentraler Wichtigkeit, denn persönliche Kontakte sollen vermieden werden. Kommunikation wird also überwiegend digital stattfinden – und dezentral, z.B. im Homeoffice der Mitarbeiter. Die Sicherheit der IT-Systeme sollte daraufhin überprüft werden (auch ob die Kapazitäten ausreichen, wenn alle von zu Hause arbeiten). Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass Cyberkriminelle und Hacker das allgemeine Durcheinander und die Hektik nutzen, um Sicherheitslücken auszunutzen, IT-Systeme lahm zu legen oder vermehrt Betrugs- und Erpressungsversuche zu starten.

  1. Versicherungen: Betriebsunterbrechungsversicherungen können für corona-bedingte Ausfälle nicht in Anspruch genommen werden, weil es an einem "Sachschaden als Auslöser" fehlt. Auch die Haftpflicht des Lieferanten wird Ansprüche wegen verspäteter Lieferungen abwehren, weil der Lieferant den die Verspätung nicht zu vertreten hat.